Tuotettaviin dokumentteihin on usein tarpeen liittää sisältöä eri tietolähteistä. Miten tuoda automaattisesti kaavioita, karttoja, kuvia tai tekstifraaseja ulkoisista rajapinnoista ja yhdistää ne dokumenttipohjiin ja asiakastietoihin?
Työntekijöille on tarve tarjota kaikille yhteinen kokoelma älykkäitä dokumenttipohjia, joista he valitsevat sopivan luodessaan Wordissa uuden dokumentin. Dokumenttipohjia ylläpitävät brändi- ja laatuvastaavat sekä juristit, jotka kukin osaltaan vastaavat tuotettavien dokumenttien sisällöstä, ajantasaisuudesta ja yhdenmukaisuudesta.
Tavanomaisen myyntiprosessin lähtötilanteessa asiakkaan tiedot ovat tallennettuna CRM-järjestelmään. Myyjä valmistelee asiakkaalle aluksi tarjouksen ja asiakkaan hyväksyttyä sen toimittaa tarjousta vastaavan sopimuksen allekirjoitettavaksi. Prosessin aikana tarjouksen ja sopimuksen sisältötiedot kannattaa säilyttää CRM-järjestelmässä, jotta ne ovat uudelleenkäytettävissä ja niihin voidaan tehdä hakuja jälkikäteen.
Ohjaa ja automatisoi dokumenttien tallennus- ja käyttöprosessi niin, että käyttäjien ei tarvitse erikseen syöttää tietoja tai puuttua työnkulkuun silloin, kun esim. arkistointitiedot tai sähköisen allekirjoituksen käyttö voidaan päätellä dokumentin taustatietojen perusteella. Dokumenttikohtaiset metatiedot sopivat luontevasti tällaiseen automatisointiin. Miten metatietojen hallinta tulee toteuttaa, jotta kaikissa tuotetuissa dokumenteissa on kattavat ja yhdenmukaiset metatiedot ja metatietojen hallinta voidaan tehdä keskitetysti?
Automaattisesti tuotettavat tekniset dokumentit perustuvat usein laajoihin ja monimutkaisiin datarakenteisiin. Dokumentit voivat olla pitkiä, kymmenistä satoihin sivuihin. Dokumenteissa voi olla vaihtuvia sivuasetteluja, kuvia, taulukoita, viittauksia ja teknisiä kaavoja. Tällöin dokumenttipohjien suunnittelu ja kytkeminen sisällön pohjana olevaan dataan voi olla hyvin haastavaa, erityisesti jos vaatimuksena on tuottaa asiakkaalle viimeisteltyjä ja helppolukuisia dokumentteja.
Moniasiakasympäristössä samoja dokumentteja tuotetaan usealle asiakkaalle, brändille, maaorganisaatiolle tai liiketoimintayksikölle. Dokumenttien tietosisältö ja rakenne ovat asiakas- tai bränditietoja lukuun ottamatta kaikille yhteiset ja ne tuotetaan yhteisistä tietojärjestelmistä. Miten dokumenttipohjia ja brändejä hallitaan tehokkaasti tällaisessa moniasiakasympäristössä?
Dokumentteja tuotetaan tyypillisesti useissa eri palvelukanavissa: verkkokaupassa, mobiilisovelluksissa, ERP- ja CRM-järjestelmissä sekä muissa operatiivisissa järjestelmissä. Kaikissa näissä tuotettujen dokumenttien tulee olla ajantasaisia sekä yhdenmukaisia brändi-ilmeeltään, ulkoasultaan ja sisällöltään. Miten huolehditaan, että nämä vaatimukset toteutuvat kustannustehokkaasti?
Sometimes you may need collect and merge document data from many different sources. For example you want to fetch graphics, maps, images or text phrases from external interfaces and combine these elements with your layout templates and client data. Traditionally this can only be accomplished with expensive custom programming.
Continue reading
Technical documents can be based on large and complex data structures. They can be long, have tens or hundreds of pages, contain images, tables, references and technical formulas. Managing their contents, and producing easily readable layouts may be very challenging, especially, if you want to present the content for the customer in easily readable format.
Continue reading
The typical sales process starts with customer data stored in a CRM database. First you prepare a proposal for the customer, and then the actual order agreement to be signed. In this process you want to keep the case specific data in the database(s) to be able to reuse and search it afterwards. However, the proposal and agreement templates should be easily maintainable by the lawyers and product experts.
Continue reading
